Wie wir dank unserer Technik-Experten das Event-Teilnehmermanagement für unseren Kunden u-motions revolutioniert haben.

u-motions ist die Eventagentur im Südwesten – ob Politik, Partypeople oder Global Player – sie alle vertrauen auf die technische und kreative Event und Veranstaltungskompetenz von u-motions.

Durch 30 Jahre Erfahrung, immer neue Visionen und den unbedingten Willen, Ihre Veranstaltung einzigartig zu machen, erreichen Inhaber Dr. Niko Körner und sein Team eine breite Zielgruppe und genießen das volle Vertrauen ihrer Kunden. Das beweist auch die Partnerschaft von u-motions mit dem Staatsministerium Baden-Württemberg im Strategiedialog der Automobilwirtschaft.

u-motions ist Vorreiter in der Digitalisierung von Events, Tagungen und Kongressen und so entstand der Wunsch, das Teilnehmer- und Eventmanagement zu revolutionieren.

Doch wie erreichen wir die Teilnehmer schnell, einfach und kostengünstig?
Wie wird die Nachbereitung reibungslos und übersichtlich?
Wie schaffen wir bereits im Voraus das für den Nutzer perfekte Event-Erlebnis?

Die Herausforderung war groß doch durch die bereits langjährige Zusammenarbeit wusste das u-motions-Team: netzreich kann’s.

Unser Expertenteam machte sich ans Werk und schuf eine Progressive Web APP die perfekt zu dieser Aufgabenstellung passt. Doch was ist eine PWA und was kann sie? Eine Progressive Web App (PWA) ist die Symbiose aus einer responsiven Webseite und einer App. Sie kombiniert die Stärken nativer APPs und klassischer Webseiten. Sie kann wie eine Webseite mit HTML5, CSS3 und JavaScript erstellt werden. Schnelle Ladezeiten und interaktive APP-Funktionen wie Messenger-Dienste bieten ein vielfältiges Nutzererlebnis. Und das Beste: die PWA ermöglicht höchste Performance auch im Offline-Modus.

Was kann die u-motions APP?

Die Eventmanagement-APP bildet die Veranstaltung und den
Anmeldeprozess digital ab und erweitert diese durch
Online Angebote wie:

Chat-Möglichkeiten

Umfragen

Informationen und Neuigkeiten rund um den Veranstaltungsort
und die Veranstaltung selbst

digitale Karten und -wenn vom Veranstalter gewünscht- eine

Social Wall über die Teilnehmer ihren Standort, Fotos und Texte posten
und teilen können

Die Anmeldung und Registrierung sind über verschiedene Workflows möglich, wie z.B. über QR-Code, Anmelde-Link per E-Mail oder Registrierung über die APP. Einmal angemeldet reicht ein Klick auf die APP und der Teilnehmer sieht
auf einen Blick alle News und Informationen zur geplanten Veranstaltung,
kann das Programm abrufen und Zeiten einsehen.

Doch auch für u-motions und den Veranstalter bietet das Admin-Backend der APP schnellen und einfachen Zugang zu allen Bereichen. Selbstverständlich kann die APP in Design und Anwendung individuell auf die Wünsche des Kunden angepasst, aktualisiert und betreut werden.

Die einzelnen APP Module im Überblick:

1. Das Teilnehmermanagement
Der Veranstalter kann über das Teilnehmermanagement Gäste einladen und akkreditieren. In einem eigenen Backend können die Teilnehmer angelegt, editiert und über ein CSV-Modul ex- oder importiert werden. Je nach Anmeldeverfahren werden automatisch entsprechende QR-Codes oder Links generiert.

2. Fragebogen-Modul
Das Fragebogen-Modul ermöglicht komplexe Anmeldungen.
Der Veranstalter kann zwischen verschiedenen Anzeigemodi wählen (Checkboxen, Radio-Button, Freitext) und diese anschließend, bei Bedarf, mit komplexen Validierungen und Abhängigkeiten ergänzen. Szenarien wie Workshop-Anmeldungen, Teilnehmer-Limits und die Ausblendung ganzer Teile des Fragebogens, wenn z.B. keine Begleitperson angegeben wurde, lassen sich schnell umsetzen.

3. Social Wall
Über eine Social Wall nach dem Vorbild Twitter können Teilnehmer Beiträge verfassen und auch Fotos teilen. Auch die Übermittlung des Standorts auf dem Event, wie z.B. „Hauptbühne“ ist möglich. Alle Beiträge können dabei über das
Admin-Backend moderiert werden.

4. Chat-Modul
Das Chat-Modul bildet einen simplen, gruppenbasierten Chat ab. Nutzer werden über das Teilnehmermanagement Gruppen zugeordnet und haben nur in diese Chat-Gruppen Einblick. Über den Fragebogen können Teilnehmer jedoch auch dynamisch Gruppen zugeordnet werden. Private Nachrichten sind -wenn gewünscht- über die Profilsuche ebenfalls möglich.

5. Karten-Modul
Das Karten-Modul zeigt das Veranstaltungsgelände als Karte in 2D. Diese Karte kann gezoomt und gescrollt werden. Außerdem können Standorte und Highlights auf der Karte angezeigt werden. Die zusätzliche Legende sorgt für Klarheit und die Standorte können direkt mit der Social Wall verknüpft werden.

6. Programm- und Info-Modul
Hier kann der Veranstalter das Programm hinterlegen und Änderungen vornehmen. So ist der Teilnehmer und Nutzer der APP immer up to date.
Das Programm wird pro Tag und somit übersichtlich angezeigt. Das Info-Modul bietet die Möglichkeit, tagesunabhängig Informationen im PDF, Video oder Link Format zu hinterlegen.

7. Umfrage-Modul
Einfache oder auch komplexe Umfragen, inklusive der entsprechenden Auswertung sind möglich. Die Umfragen können vorbereitet und nachträglich aktiviert werden. Ist eine Live-Umfrage gewünscht wird ein QR-Code erzeugt, so dass auch anonyme Benutzer daran teilnehmen können. Außerdem bietet das Modul die Funktion, Teilnehmer Antwortmöglichkeiten vorschlagen zu lassen, die dann durch einen Moderator akzeptiert werden müssen.

8. Design-Modul
Dieses Modul mit Live-Vorschau ermöglicht es, die APP auf den jeweiligen Mandaten zu branden. Alle Farben, Logos, Bilder und Schriften können dabei ausgetauscht und individualisiert werden. Einzelne Module können ein- bzw. ausgeblendet und dem Event und den Bedürfnissen des Kunden entsprechend umbenannt werden. Selbstverständlich ist auch der Austausch des APP-Logos möglich.

Fazit

Die u-motions APP bietet neue Möglichkeiten der Eventplanung und Umsetzung. Sie erreicht Teilnehmer und Besucher direkt und ohne Umwege und spart dabei Zeit und Kosten. Die Abläufe sind vereinfacht und übersichtlich, der Nutzer ist immer up-to-date und die zielgerichtete Nachbereitung hilft bei der effektiven Planung der Veranstaltungen von morgen.

netzreich.

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